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Controllare è bene, aver fiducia è meglio

La gestione sistematica delle assenze è un segno di stima verso i collaboratori – e un guadagno per l’azienda. Proprio in questo ordine. BAUHAUS Fachcentren AG, un cliente aziendale di ÖKK, spiega perché.

Alla fine arriva la domanda più importante: «Ha delle aspettative  inespresse?» La risposta è semplice: «No, mi trovo bene qui». E così il colloquio di rientro tra Sharon Freiburghaus, assistente della direzione e del personale presso BAUHAUS Fachcentren AG, e Linda Riesen, collaboratrice attiva nella vendita appena ristabilitasi, è quasi terminato. «Per fortuna la stagione sciistica è quasi finita», scherza il superiore della signora Riesen, Roman Spicher al termine. Anche il caporeparto Elementi costruttivi/legno ha preso parte al colloquio e scherza sull’infortunio che la sua collaboratrice ha subito sugli sci cinque giorni prima e che l’ha tenuta lontano «dall’area».

«L’area», così la chiamano i collaboratori, è il padiglione di vendita di circa 12’000 metri quadri della filiale BAUHAUS di Niederwangen (BE). Riesen lavora da due anni, fornisce consulenza ai clienti, effettua gli ordini, taglia il legno su misura e sistema la merce con il muletto nelle scaffalature. Le piace lavorare. Tuttavia, negli ultimi tre mesi è stata as­ sente tre volte. Due volte per un’influenza, che ha trascurato, e recentemente per una commozione cerebrale dopo un infortunio sugli sci. «Un incidente stupido», come lo definisce la signora Riesen, che comunque accetta di buon grado il fatto di dover partecipare con il suo capo al breve colloquio di rientro con l’assistente della direzione/del personale. Conosce questi processi.

Introduzione della gestione delle assenze

I collaboratori restano in media assenti per più di otto giorni lavorativi all’anno dal posto di lavoro per motivi di salute. Queste assenze determinano costi in termini di miliardi in tutta la Svizzera: costi diretti per le prosecuzioni dei pa­ gamenti del salario e premi maggiori e costi indiretti per oneri organizzativi e mancata produzione.

Nel 2012 anche il direttore di BAUHAUS Fachcentren AG, Pietro Heussi, ha constatato quanto costano alla sua azienda le assenze superiori alla media. Per questo motivo ha incaricato la sua responsabile del personale, Nicole Merta, di indagare sulle cause delle assenze. Con l’obiettivo di comprendere meglio i problemi dei collaboratori, BAUHAUS ha infine deciso di introdurre una gestione sistematica delle assenze. Lo strumento centrale sono i colloqui di benvenuto e di rientro. «Con questi colloqui vogliamo dimostrare ai collaboratori quanto siano importanti per noi e che la loro assenza si fa sentire», spiega Nicole Merta, ben sapendo che statisticamente la metà di tutte le assenze dipende dal posto e dall’ambiente di lavoro. «Nei colloqui di rientro vogliamo creare una fiducia reciproca e capire se le assenze hanno in qualche modo a che fare con noi o con il posto di lavoro», prosegue la signora Merta. In ultima istanza, eventualmente si possono anche introdurre dei cambiamenti – ad esempio organizzare uno scambio di idee o prendere in considerazione un trasferimento.

Fiducia, non controllo

La gestione delle assenze non si basa però soltanto su colloqui, ma anche sulla documentazione sistematica delle assenze e dei colloqui. Chi resta assente per la prima volta in tre mesi, al rientro svolge un breve colloquio orale di benvenuto con il caporeparto. Se la persona resta assente una seconda volta in tre mesi, il colloquio di rientro abbreviato viene verbalizzato. In caso di assenze ripetute viene attivato il secondo livello con un colloquio regolare di rientro tra il collaboratore, il superiore e l’assistente della direzione/del personale. In questo modo si scala fino al quarto livello, se un collaboratore resta assente più di sei volte in sei mesi. A quel punto viene coinvolta nel colloquio anche la case manager di ÖKK, Claudia Steiner, – ma nel 2012 questa situazione si è verificata solo due volte.

All’inizio non tutti i dirigenti erano entusiasti del regolamento delle assenze. Alcuni temevano l’onere amministrativo, altri il ruolo di «sorvegliante». Proprio per questo, i corsi di formazione sulla gestione della salute tenuti da professionisti esterni sono risultati davvero molto importanti, spiega Nicole Merta.

«Il tema principale della gestione delle assenze è la fiducia, non il controllo», precisa Andrea Hunkeler dell’Istituto di medicina del lavoro (IfA), la quale nel 2015 ha tenuto i «corsi refresher con focus sulla conduzione del colloquio» su incarico di ÖKK presso BAUHAUS. Chi pensa solo al controllo riduce sì le assenze visibili, ma coltiva le assenze invisibili: collaboratori presenti, ma non efficienti. Durante il corso, la signora Hunkeler ha disegnato sulla lavagna a fogli mobili un iceberg che galleggia sull’acqua. «Le assenze sono solo la punta visibile di un iceberg», afferma la diplomata del Politecnico. Solo chi promuove in modo mirato la cultura aziendale «sottocutanea» in termini di salute e fiducia reciproca, prende sul serio i segnali premonitori di stress ed eccessiva pressione e cerca il colloquio con il collaboratore, può ridurre la punta dell’iceberg sul lungo periodo.

Un mazzo di fiori

Come creare però una cultura aziendale incentrata su fiducia e stima? Talvolta con un mazzo di fiori, come quello che Sharon Freiburghaus ha fatto recapitare anche a Linda Riesen nella sua camera d’ospedale. Ancora più importante è però la cultura dirigenziale e comunicativa – in particolare nei colloqui di rientro. «Non tutti la apprendono con la stessa velocità», afferma Nicole Merta, «ma dopo quattro anni i colloqui di rientro sono piuttosto normali per noi». Per ridurre il carico amministrativo e la
«sensazione di controllo» dei collaboratori, BAUHAUS rinuncia dal 2015 a un colloquio di rientro verbalizzato nel primo livello, perché è sufficiente il colloquio orale. Con le settimane delle vitamine e delle minestre l’azienda cerca inoltre di spingere i collaboratori ad adottare un’alimentazione sana. Ancora un’asse di legno da tagliare, poi per oggi Linda Riesen ha finito di lavorare, ma è contenta di tornare anche domani. «Il clima nel team è semplicemente eccezionale.»